Av 30 hytter i området hadde 22 sagt seg interessert i å være med på å danne en hytteforening.

Representanter fra 12 hytter med i alt 24 personer var representert på stiftelsesmøtet som ble avholdt 4.oktober 2014.

Agenda:

  1. Valg av møteleder: Olav Gjærevold ble valgt
  2. Valg av referent: Jorunn R. Gjerde ble valgt
  3. Hensikten med etableringen av hytteforening: Hensikten med å etablere en hytteforening er å fremme og ivareta felles interesser i området, så som løyper/stier, dekning/kommunikasjon (telefon, nett etc), felles arrangementer og evt. andre saker som kan skape trivsel og forbedringer i området.Det var enighet om at aktiviteten bør ligge på et relativt lavt nivå.
  4. Vedtak om etablering: Det ble vedtatt å stifte Elvestrand hytteforening.
  5. Valg av styre:
    Leder: Olav Gjærevold
    Sekretær: Jorunn R. Gjerde
    Kasserer/nestleder: Roar FinstadKomiteer:
    Leder Løyper/Stier Bente Molin Kongsgård
    Leder Arrangement Vidar Larsen
    Leder ”Kommunikasjon” (bl.a. nettedaktør): Guro Andersen.

    Leder for den enkelte komité er medlem av styret.

  6. Vedtekter: Foreslåtte vedtektene ble lest opp og godkjent. Oppdaterte vedtekter vedlagt referatet. Dersom det er kommentarer eller tilføyelser som ikke er ivaretatt bes om en tilbakemelding innen 15.11.2014.
  7. Medlemskontingent: Ble diskutert, og for første året ble den bestemt til kr 300,- pr hytte. Det ble også diskutert at medlemskontingenten skal kunne variere fra år til år alt etter hvor stor aktivitet/utgiftene kan bli. Medlemskontingenten fastsettes på generalforsamlingen. Se vedtektene.
    Kasserer vil informere om konto og frist for betaling så snart formalitetene er avklarert, se forøvrig pkt 12.
  8.  Vedta komiteer: Se pkt. 5 valg.
  9. Hjemmeside: Guro Andersen orienterte om ”hjemmeside” og forskjellige løsninger ble diskutert. Det ble stemt og bestemt at Hytteforeningen velger nettside og at styret skulle jobbe videre med dette. Dersom noen har ideer og innspill for hva denne siden skal inneholde, vennligst ta kontakt med Guro. Aktuelt domenenavn ”Elvestrand-hyttegrend”.
  10.  Eventuelt: To saker var meldt inn:
    Veikomité: Dette ble diskutert og på grunn av stor forskjell i infrastrukturen i hyttefeltene ble det bestemt at nåværende ordninger skal opprettholdes inntil videre. Det var samtidig enighet om at styret skal ta kontakt med veistyret for ”hovedveien” for å be om en vurdering av innkjøringen til Elvestrand og isproblemene der. Når det gjelder felles interesser på ”Stenseth-veien/siden” ble det enighet om å snakke sammen. Roar Finstad tar initiativ til dette.Aktivitetsnivå i hytteforeningen: Det var meldt inn et ønske om at aktivitetsnivået må holdes på et lavt nivå. Alle er på hyttene for å slappe av og ikke jobbe dugnad etc.Denne innstillingen er felles for alle, se pkt 3. Aktivitetsnivå med de foreslåtte komiteer som pkt 5 ble vedtatt.
  11. Kontakt med styret kan gjøres pr. telefon eller e-post:
    Olav Gjærevold – olav.gjaerevold at ebnett.no – 98208376
    Roar Finstad – roarfinstad at ebnett.no – 93043640
    Bente M. Kongsgård – bente.molin.kongsgaard at gmail.com – 47339751
    Vidar Larsen – vidar at pudderlarsen.com – 90839224
    Guro Andersen – guro.andersen at gmail.com – 95179575
    Jorunn R. Gjerde – jrgjerde at online.no – 98059150Styret har en oppdatert liste med navn, adresser etc til medlemmene. Vennligst rapporter eventuelle endringer til Jorunn R Gjerde.
  12. Registrering som organisasjon: Det ble oppfordret til å registrere Hytteforeningen i Brønnøysund registeret. Dette er nødvendig for opprettelse bankkonto bla. Når vedtektene har blitt leste av medlemmene og eventuelle kommentarer er ivaretatt, skal styret foreta nødvendige grep for å registrere foreningen. Informasjon vil bli gitt til medlemmene.Etter møtet – Roar Finstad har undersøkt og fått opplyst at det vil påløpe kr 2265,00 i gebyr for registrering.

Referent: J R Gjerde/29.10.14